Unternehmens-Organisation – so meistern Firmen besser den Arbeitsalltag

Unorganisierte Unternehmen kosten den Inhaber nicht nur wertvolles Geld und Zeit, sondern es herrscht auch ein Chaos. Mit der richtigen Organisation verbunden werden die Aufgaben verteilt, die Kommunikationswege vereinfacht und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht sich.

Eine gute Unternehmens-Organisation macht es effektiver und innovativer. Nachfolgend erläutern wir, wie ein Unternehmen mit einer entsprechenden Organisation den Arbeitsalltag besser meistern kann.

 

Organisation ist das A und O für ein effizientes Unternehmen

Wer ein Unternehmen effizient leiten möchte, muss im ersten Schritt festlegen, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Mitarbeiter und Abteilungen diese übernehmen. Aber auch die Feststellung, welche Prozesse ablaufen und welche Regeln über den Ablauf erforderlich sind, gehört dazu. Die Unternehmens-Organisation muss bereits bei Gründung festgelegt werden; das bedeutet, dass die anfallenden Aufgaben koordiniert und zugeteilt werden. Aber auch die Festlegung der Weisungsbefugnisse und Kompetenzen gehört dazu.

Die Organisation gibt einen strukturellen Rahmen für sämtliche Arbeitsschritte und Arbeitsziele. Dabei geht es um Strategien, denn wer strategisch sein Unternehmen leitet, organisiert es effizient. Durch die Umsetzung solcher Strategien wird für das Unternehmen eine effektive Organisation geschaffen. Dabei helfen die folgenden Strategien, die nicht nur für Unternehmensgründer wichtig sind:

Ein klares Leitbild schaffen

Der erste Schritt ist, dass ein klares Leitbild geschaffen wird. Das bedeutet, dass die Ziele und der Zweck des Unternehmens eindeutig definiert werden müssen. Dieses daraus entstehende Leitbild fungiert als Messlatte und stellt gleichzeitig sicher, dass jedes Mitglied im Unternehmen die Kernziele kennt und auch versteht. Diese Vision sorgt für die richtige Richtung.

Organigramm erstellen 

Die Verantwortlichkeit und Effizienz wird gesteigert, indem das Unternehmen eine klare Struktur besitzt. Dabei gilt es auch, eine entsprechende Hierarchie zu etablieren. In einem Organigramm werden die Verantwortlichen und die Berichtsbeziehungen beschrieben. So ist es einfacher die richtige Entscheidung zu treffen und Verwirrung unter den Angestellten zu vermeiden.

Ziele setzen 

Bei der Zielsetzung geht es nicht darum, weitreichende Ziele zu bestimmen. Vielmehr müssen Einzelziele festgelegt werden. Diese sind messbar, spezifisch, relevant, zeitgebunden und vor allem erreichbar. Diese Kriterien machen die Ziele umsetzbar. Sie legen einen klaren Fahrplan fest, dem das Unternehmen folgt.

Aufgaben festlegen

Basierend auf den Fachkenntnissen und den Stärken der Mitarbeiter im Team werden die Aufgaben festgelegt. Dadurch wird die Produktivität optimiert. Bei der Delegation von Aufgaben geht es darum, dass es zu einer Entlastung kommt und gleichzeitig das Team gestärkt wird. Denn so ist es dem Unternehmer möglich, für bestimmte Aufgaben die Verantwortung an seine Mitarbeiter abzugeben. Diese werden motiviert und bringen ihre Fähigkeiten effektiv in das Unternehmen ein.

Arbeitsabläufe und Prozesse etablieren

Für die Organisation eines Unternehmens sind Effizienz und Konsistenz essenziell. Das bedeutet, dass die Geschäftsprozesse dokumentiert und optimiert werden müssen. Nur so ist sichergestellt, dass die Aufgaben mit minimalem Aufwand und konsistent ausgeführt werden. Dadurch wird automatisch die Produktivität gesteigert. Gleichzeitig erhöht sich auch die Qualität der angebotenen Produkte oder der Dienstleistung.

Projektmanagement-Tools verwenden

Digitale Tools, zu denen auch Projektmanagement Software gehört, erleichtert es, den Fortschritt zu verfolgen. Gleichzeitig können Aufgaben zugewiesen werden und dadurch ist sichergestellt, dass die Projekte auch gründlich abgeschlossen werden. Ein PM-Tool ist eine zentrale Plattform, welche die Verwaltung von komplexen Projekten erleichtert und die Zusammenarbeit sicherstellt. Gleichzeitig werden Fristen eingehalten.

Ein PM Consulting hilft dabei, die passende Software zu finden. Das bedeutet, dass für die individuellen Anforderungen des Unternehmens ein entsprechendes Tool gefunden werden muss. Meistens lässt sich Projektmanagement Software an den eigenen Bedarf anpassen oder es können ergänzende Module integriert werden. Auf diese Art und Weise entsteht eine Lösung, die flexibel und skalierbar ist.

Effektive Kommunikationskanäle nutzen

Um die Transparenz und die Zusammenarbeit zu fördern, müssen Kontaktkanäle zwischen den Teammitgliedern vorhanden sein. Denn eine regelmäßige und offene Kommunikation fördert die Zusammenarbeit. Nur wenn die Kommunikation effektiv ist, ist sichergestellt, dass sich die Mitglieder auf den gleichen Wissensstand befinden. Es werden Missverständnisse reduziert und innerhalb der Organisation das Zusammengehörigkeitsgefühl gestärkt.

Zeitplan festlegen

Die wichtigsten Aufgaben, aber auch die Besprechungen und einzuhaltenden Fristen, müssen in einem Zeitplan festgelegt werden. Damit wird die Produktivität und Organisation aufrechterhalten. Ist der Zeitplan gut strukturiert, hilft er dem Team, dass dieses organisiert bleibt. Es können Aufgaben priorisiert und die Zeit kann effizient eingeteilt werden.

In Technologien investieren

Bestimmte Aufgaben können durch Technologien automatisiert werden. Dadurch steigt gleichzeitig die Produktivität und das Kundenerlebnis wird verbessert. Solch ein Technologie-Einsatz kann ein Unternehmen in verschiedenen Aspekten rationalisieren. Vor allem wiederholende Aufgaben in der Verwaltung profitieren von einer Automatisierung. Gleichzeitig wird die Online-Kunden-Interaktion verbessert.

Dateiverwaltungssysteme implementieren

Effektive, strukturierte und logische Dateiverwaltungssysteme dienen dazu, um digitale Dokumente und Dateien zu organisieren. Solch eine Dateiverwaltung sorgt dafür, dass allen Mitgliedern bei Bedarf wichtige Informationen leicht zugänglich sind. Dadurch wird die Zeit, die für die Suche nach Dokumenten erforderlich ist, erheblich reduziert.

Arbeitsplatz aufräumen 

Zu guter Letzt gehört zu einer optimalen Unternehmens-Organisation auch die Organisation des physischen Arbeitsplatzes. Dieser muss übersichtlich und organisiert sein, um die Konzentration zu steigern und Ablenkungen zu reduzieren. Solch ein gut aufgeräumter Arbeitsplatz wirkt sich positiv auf die geistige Klarheit und die Effizienz aus und ermöglicht es, dass man sich auf seine wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann.